Tyynenä kiireen keskellä on haasteellista, kun monenlaiset tehtävät ja ajan syöpöt kilpailevat ajastamme. Kuinka tehokkaita pystymme olemaan, kun tuloksia mitataan työelämässä, vaaditaan harrastuksissa ja kotonakin tehtävät kasaantuvat liikaa? Kun tehostamme ja tehostamme työtä ja toimintaa, niin haasteemme on pysyä tyynenä mieleltämme kiireenkin keskellä, ja rentona keholtamme vaikka olemmekin tuottavia ja tehokkaita. Onko tämä ylipäätään mahdollista? Ovatko stressi ja niskajumit väistämättömiä?
Ihmisellä on monenlaisia selviytymismekanismeja. Osa on tehokkaasti ratkaisua antavia, osa ratkaisua pakoilevia ja pahentavia. Jos koet, että et ole vielä mestari kaaoksen ja kiireen tunnun hallinassa, lue eteenpäin. Jos koet olevasi stressaantunut, sinulla on usein päänsärkyä tai niskasi ja hartiasi ovat jumissa, tästä artikkelista voi olla sinulle hyötyä.
Kun kaaos ja kiire valtaa mielen, on hyvä tiedostaa tilanne, vetää syvään henkeä muutaman kerran ja päästää irti kaoottisesta ajattelusta ja ylitsepääsemättömyyden tunteesta. Sitten voi ottaa kynän ja paperia ja tehdä yleisen tehtävälistan kaikista mieleen tulevista tehtävistä asioista. Sen jälkeen voi ruveta erottelemaan tärkeimpiä asioita vähemmän tärkeistä. Toinen kriteeri, jonka mukaan jaotellaan tehtäviä on ajankohtaisuus. Mietitään onko kukin asia tehtävä heti vai voiko sen siirtää tuonnemmaksi? Kaikki tehtävät voi tämän jälkeen laittaa nelikenttään havainnollisuuden vuoksi. Ensimmäinen akseli on tärkeä – vähemmän tärkeä ja toinen akseli on ajankohtainen – ei ajankohtainen. Piirretään ruudukko, jossa on 4 isoa ruutua. Kun kukin tehtävä asetetaan oikeaan ruutuunsa tärkeyden ja ajankohtaisuuden mukaan kaaos saa järjestystä. Yhdestä ruudusta näkee tärkeät ja ajankohtaiset asiat, jotka pitää ensin hoitaa. Sitten katsotaan ajankohtaiset – ei tärkeät ja verrataan sitä ei ajankohtaisiin – tärkeisiin. Pohditaan missä järjestyksessä edetään, niin että kummatkin otetaan huomioon. Ei ole hyvä, jos vain ajankohtaiset asiat hoidetaan tärkeiden – ei ajankohtaisten kustannuksella. Vähemmän tärkeät ja ei ajankohtaiset voi huoletta jättää vähemmälle huomiolle juuri nyt.
Suunnitellaan tärkeät ja ajankohtaiset tehtävät tehtäväksi kalenteriin harkiten. Sen jälkeen katsotaan ajankohtaiset vähemmän tärkeät asiat. Mitä niille tehdään? Kuinka paljon ne vievät aikaa? Ehkä vain puhelinsoiton verran. Jos kyseessä on asiakaspalvelu, missä jonotus voi olla pitkä, ehkä tehdään muuta samalla, kun puhelin mikrofonilla odotetaan omaa vuoroa. Joku ajankohtainen – vähemmän tärkeä saattaa jäädä kokonaan marginaaliin ja tekemättä. Ehkä muutama asia voidaan antaa jonkun toisen tehtäväksi. Luultavasti joku mieleen tullut asia ei loppujen lopuksi aiheuta toimenpiteitä.
Vähitellen rauhallisella harkinnalla ja tekemisellä kaaos ja sen mukainen hermostunut olo väistyvät. Kun kalenterissa on selkeä suunnitelma miten tärkeät asiat tulevat hoidettua ja ajankohtaiset asiat hoidetaan ajallaan, ei tarvitse muuta kuin pysyä suunnitelmassa. Tämän jälkeen voidaan asiat hoitaa tyynesti ja tehokkaasti ilman stressiä. Jos esimies tuo painetta tuomalla tehtäväksi jotain uutta, on parasta että häneltä kysyy, kumpi on tärkeämpi; tuotu asia vai se, mitä itse katsoit tärkeäksi tehdä ensin. Näin esimies näkee, että sinulla on suunnitelma asioiden tekemisjärjestyksestä, ja että olet tilanteen tasalla, vaikka hetki sitten olit stressaantunut etkä tiennyt mistä päästä aloittaa kaaosta purkamaan.
Jos olet jo valmiiksi hyvin organisoitunut työssäsi, mutta silti työmäärä kasaantuu aiheuttaen stressiä, ota puheeksi esimiehesi kanssa. Jos hartiasi ja niskasi ovat jo pitkään olleet jumissa, sinun on paras tehdä asialle jotain. Jos liikunta ei auta tarpeeksi, tilaa hieronta. Aivotyö vaatii hyvää verenkiertoa niskassa ja päässä. Päätetyö valitettavasti aiheuttaa pientä, mutta jatkuvaa jännitystä käsissä ja hartioissa. Liikunta ja hieronta auttavat, mutta ainoastaan jos niitä käyttää.
